员工会档案柜为员工会资料存放处，由秘书处档案组同意负责整理及保管。为便于管理本会档案、资料及其他重要文件，方便查阅，更好地开展员工会各项工作，特指定此《档案管理条理》，请相关人员按以下条例要求整理、保管、查阅、归还档案。
一、档案管理工作由员工会秘书处负责，秘书处对员工会所有文件进行分类、整理、归档并及时对各项工作进行总结，在例会上向主席团汇报。此外，听取各部门的意见和建议，并总结经验教训，以便保障员工会的工作顺利进行。
二、员工会档案分类为：人事档案、部门管理、会务管理、活动管理、宣传管理、考评管理、班级管理、宿舍管理、联络通讯、分会日志、工作简报。有关档案都将据此分类。
三、员工会各部门每学期初（开学第一周）应向员工会主席团呈交一份详细的计划及预算。学期末（具体时间由秘书处决定），各部门应将本学期工作进行总结，整理制作各部门本学期活动记录文档册。
四、员工会干部需在学期初认真填写员工会人员登记表，秘书处应将员工会人员登记表存档保管。
五、各部门开展大型活动应作详细的活动计划年、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等应认真记录活动开展情况，并交至秘书处存档。
六、各部门将材料交到秘书处后，由秘书处按部门、类型存档。各部门如需查阅，归还时必须返还原材料。并不得有损缺。
七、档案一般不外借，单位如须外借，需经员工会主席同意，并在秘书处进行登记，须留下证件，按时归还。
八、各类档案是主席团、秘书处对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是秘书处对员工干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。
九、本制度解释权在院员工会秘书处。
